优先完成简单任务很可能会制造高效工作的假象
日期:2017-07-26 浏览
这一天我要回复几封邮件,准备会议材料,发两份协议,接待一位客户,最重要的是还要做一套思路清晰的PPT。为了静下心集中精力做PPT,我选择先处理前几项工作。自以为速度很快,在动手做PPT的时候已经临近下班时间了。回顾一整天坐在工位上,起初效率很高,但渐渐就不对了。

7月,哈佛商学院公布了一项研究报告,认为优先完成简单任务能在短期提升效率,但这样做对长期工作表现不利。埃默里大学、北卡罗莱纳大学教堂山分校、西北大学以及哈佛商学院四所学校的研究人员共同参与了这项研究,

埃默里大学研究员Diwas KC和北卡罗莱纳大学教堂山分校Maryam Kouchaki在医院进行了一项统计,他们共分析了43000名患者病例,发现医生在优先就诊问题上存在规律性。当候诊室里坐满患者,医生会倾向于优先接待好处理的病人。最开始,他们效率很高,不断把下一位病人请进珍室。然而等待问诊的患者并没有因此而减少,反而有新的病人陆续到来。医生看诊的速度开始下降。

每次我们完成一项工作都非常愉悦。大脑会释放多巴胺,使注意力和记忆力得到提升。即使工作再简单也能得到这种积极反馈。也正是因此,我们愿意优先选择简单的工作,研究人员把这称为“完成倾向性”。然而,就像接受观察的医生,先处理症状轻的患者并不是一个明智选择,他们惦记着一直在等待的重症病人。

完成简单任务后,认知资源会被解放,投入到下一项任务中。而那些迟迟没有解决的工作将自始至终占据在你的内心,也占据着注意力和思维空间。

著名的前苏联心理学家Bluma Zeigarnik也做过一个实验:请人来完成串珠子、猜谜语之类简单的任务。在此过程中参与者会受到干扰,一部分人将因此无法完成任务。结果证明,关于这次活动人们能记住的大多是他们未完成的任务,顺利完成的反而没有占据大脑。

日常工作中,我们都有简单和复杂两类工作,要如何实现二者的平衡?报告建议,在排除任务偏见的同时,分清优先等级。

这个优先等级的排序方式你很可能已经知道了。紧急的事情可能并不重要,重要的任务或许不紧急。美国著名管理学大师Stephen Richards Covey提出了四象限任务分类法,按照重要程度和紧急程度给工作分类。然后优先处理重要且紧急的工作,不论它是不是一项大工程,或是耗费时间。(方法不难,难的是把工作分列在四象限里)。



还有另一种平衡方式是简单和复杂的工作穿插进行。比如先回复几封邮件,调动出兴奋的高效状态,然后去处理艰巨的任务。喜欢先做简单的工作,或是勾掉日程表上完成事项的愉悦心情,都是普遍存在的心理倾向和生理应激反应。我们应该看到盲点,利用规律提升效率。